Almoxarifado
O material só vira custo da obra quando sai do depósito
Entrada, saída e histórico por obra. Cada entrada refaz o preço médio, e cada saída lança o custo na etapa pelo preço médio daquele dia.
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Como costuma ser hoje
O saldo da planilha não bate com a prateleira
O pedreiro leva quatro sacos e ninguém anota. A carga que chegou no sábado entra na planilha na terça, com o preço que alguém lembrava. No fim do mês o depósito tem material que a planilha diz que acabou. E a obra parece barata, porque o custo do material ainda está esperando o boleto para existir.
Como funciona
Almoxarifado no ConstruGT, passo a passo.
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O material entra
Pelo recebimento de uma compra aprovada, que gera a entrada sozinho. Ou lançado à mão: a compra de balcão, a carga que veio direto com a nota, a devolução. Com o XML da nota, os itens se preenchem.
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O preço médio se refaz na hora
Custo médio ponderado móvel, calculado por insumo e por obra. Se o saldo estava zerado, o novo preço médio passa a ser o preço da entrada.
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O material sai para a frente de serviço
Quem entrega escolhe a obra, o insumo (a lista mostra só os que têm saldo), a quantidade, a etapa e o destino. O mestre também faz isso, sem ver valor nenhum.
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O custo cai na etapa
Quantidade vezes o preço médio do momento, distribuída pelas etapas conforme a apropriação. É esse número que aparece no custo por etapa da obra.
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O histórico guarda a fotografia
Cada movimento registra o saldo e o preço médio depois dele, com data, responsável e origem. Com isso dá para reconstruir o estoque em qualquer data passada.
Funções
O que dá para fazer, uma função de cada vez.
O estoque é da obra, não da empresa
Cimento no Vale Verde e cimento no Aurora são dois saldos separados, com preços médios separados, porque foram comprados em momentos diferentes.
Preço médio que ninguém digita
Ele sai das entradas e fica guardado com seis casas decimais. Cada material tem um preço só, o que as entradas formaram, e todo mundo sabe qual vale.
Saldo nunca fica negativo
A tela trava antes, e o servidor recusa mostrando a conta exata. Se duas pessoas retiram o mesmo material ao mesmo tempo, a segunda recebe o aviso de que outra saída já consumiu o estoque.
A saída não mexe no preço médio
Ela consome saldo ao preço vigente. Quem altera a média é a entrada, e isso conta na hora de corrigir um erro com um movimento contrário.
Apropriação por etapa fechando 100%
O sistema sugere a etapa mais provável pelo que já foi feito. Você pode dividir entre várias. Se a soma não fechar, nada é gravado: nem a saída, nem a baixa de saldo.
Histórico que não se apaga
Movimentação de estoque não se altera, e o próprio banco recusa qualquer tentativa. Para corrigir um erro, você lança o movimento contrário, que também fica registrado.
O mestre entrega material sem ver custo
Ele registra a saída e aponta a etapa. A legenda com o custo estimado não aparece para ele. A entrada, que pede preço unitário, fica com quem vê valores.
Material e pagamento, cada um no seu lugar
Dar entrada é registrar material. O pagamento é um lançamento à parte, que nasce sozinho quando a compra passou pela aprovação no sistema. Assim o estoque mostra material, e o caixa mostra dinheiro.
Entrada é troca de dinheiro por material. Saída é custo.
É a regra que mais surpreende quem vem da planilha.
Quando o caminhão chega, a construtora ainda não gastou com aquela obra. Ela trocou caixa por material que está no depósito. O compromisso de pagar está em Contas a Pagar, com data e fornecedor. O material está no estoque, com saldo e preço médio. Nenhum dos dois é custo da etapa ainda.
O custo nasce quando o material sai para a frente de serviço: quantidade vezes o preço médio daquele insumo, naquela obra, naquele momento, apropriado à etapa que consumiu. Por isso a saída não pode ser um bilhete no caderno do depósito. Ela é o lançamento de custo mais frequente da obra.
Na prática, a obra deixa de parecer cara no mês em que você comprou muito e barata no mês em que só consumiu o que já tinha. No fim sobra a conta que interessa: quanto material aquela etapa realmente comeu.
Não fica isolado
O depósito conversa com o caixa e com a etapa
No almoxarifado a compra vira material e o material vira custo. Ele fica bem no meio desse caminho.
- Compras O recebimento de uma compra aprovada cria a entrada com o fornecedor e os itens do pedido, sem redigitar nada.
- Controle de estoque A posição por obra, o aviso de estoque mínimo e o valor parado em cada depósito.
- XML da NF-e Quando a compra foi feita fora do sistema, o XML da nota preenche a entrada e você não digita item por item.
- Custo por etapa Cada saída aponta para uma etapa. É ali que a quantidade vezes o preço médio vira custo incorrido daquele serviço.
Para quem é útil
Quem ganha com isto no dia a dia.
Mestre de obra
Registra a saída na hora em que entrega o material, diz para qual etapa vai e não vê valor em reais em nenhuma tela.
Engenheiro
Lança as entradas avulsas, acompanha o consumo por etapa e sabe o que tem no depósito antes de pedir mais.
Financeiro
Vê quanto dinheiro está parado em material e confia que o custo da obra mostra o consumo, não o boleto.
Dono da construtora
Deixa de descobrir no fim da obra que comprou material a mais e enxerga o valor do estoque de cada canteiro.
Perguntas
O que costumam perguntar sobre almoxarifado.
Como a entrada de material chega ao Contas a Pagar?
Se a compra foi aprovada dentro do ConstruGT, a conta a pagar já nasceu sozinha na aprovação. Se foi compra de balcão, você lança o pagamento em Contas a Pagar. A entrada cuida do estoque, e o financeiro, do dinheiro.
Como corrijo uma movimentação lançada errada?
Lançando o movimento contrário, que também fica registrado. O histórico do estoque é permanente, e o banco recusa qualquer alteração, então nada some sem rastro. Atenção: uma entrada de correção altera o preço médio, então confira o valor unitário.
O mestre de obra vê o custo do que retira?
Não. Ele registra a saída normalmente, mas a linha de custo estimado nem chega ao aparelho dele. Preço médio e valor total também ficam fora da posição de estoque que ele vê.
De onde vem o preço de um insumo?
Das entradas. O bloco de preço médio no cadastro é calculado por elas e fica só de leitura. Se o preço parece errado, alguma entrada foi lançada com valor unitário errado, e o histórico mostra qual.
O que acontece com um insumo que já foi usado e saiu de linha?
Você o inativa. Insumo com movimentação, item de cotação, item de compra ou composição de orçamento é preservado: ele some das seleções novas e o histórico continua inteiro.
Para que serve o estoque mínimo?
Para avisar antes de faltar. O insumo abaixo do mínimo ganha destaque e vai para o topo da lista. A retirada segue livre para não parar a frente de serviço, e a decisão de comprar fica com quem responde por ela.
Campo, compras e estoque
Outros recursos que andam junto.
Dê entrada na próxima carga e veja o custo cair na etapa certa.
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