Compras
Do pedido do mestre à conta a pagar, sem digitar duas vezes
Quem está na obra pede o material sem ver preço. O financeiro aprova com fornecedor e valor, e a conta a pagar nasce na mesma operação.
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Como costuma ser hoje
O pedido vive no WhatsApp e a conta aparece no vencimento
O mestre manda um áudio dizendo que o cimento acabou. Alguém liga para o depósito e fecha o preço de cabeça. O material chega, a nota fica em cima da mesa e só vira lançamento quando o boleto está vencendo. Enquanto isso, ninguém na empresa sabe quanto já foi comprometido naquela obra. Nem o dono, nem o engenheiro que vai pedir a próxima carga.
Como funciona
Compras no ConstruGT, passo a passo.
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Quem está na obra pede
Mestre ou engenheiro abre a solicitação: obra, prioridade normal ou urgente, os insumos com quantidade e a justificativa. A solicitação não tem campo de preço nem de fornecedor.
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Quem aprova recebe o aviso na hora
O sininho mostra "Compra aguardando aprovação" e o item Pedidos de Compra exibe quantas estão na fila. Urgente entra com etiqueta vermelha.
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Quem aprova define fornecedor e valor
Fornecedor do cadastro, valor total negociado, vencimento, categoria de despesa e centro de custo, com os desta obra separados dos administrativos.
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Aprovar e lançar numa operação só
O pedido passa a Aprovada e a conta a pagar nasce no financeiro, com o fornecedor como favorecido. Quem pediu é avisado, sem o valor, porque o sininho é lido por todos os perfis.
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O material chega e você registra o recebimento
A entrada é gerada no almoxarifado da obra, o saldo de cada insumo sobe, o preço médio é recalculado e o pedido passa a Comprada.
Funções
O que dá para fazer, uma função de cada vez.
Quem pede não vê preço
A solicitação tem insumo, quantidade, etapa e justificativa. Fornecedor e valor só entram na aprovação. Para o mestre, a coluna de valor não existe em nenhuma tela de compras.
A aprovação vira compromisso financeiro
O lançamento nasce com a descrição "Compra de material" seguida do nome do fornecedor, em parcela única, com vencimento, categoria, centro de custo e a conta bancária padrão da empresa.
Ou acontece tudo, ou não acontece nada
Se a criação do lançamento falhar, a aprovação inteira é desfeita e o pedido volta para a fila. Nunca fica compra aprovada sem pagamento lançado, nem o contrário.
Urgente é etiqueta, não adjetivo
A prioridade escolhida por quem pede aparece em vermelho na fila de quem aprova, junto com o contador de pendências no menu.
Apropriação por etapa no mesmo clique
Cada item pode apontar para a etapa da obra a que pertence, e o pedido mostra se está apropriado, parcial ou não apropriado. Essa coluna o mestre vê, porque não é dinheiro.
Reprovar exige motivo
O motivo é obrigatório na tela e no servidor, e depois fica em "Ver motivo da reprovação". Quem pediu precisa saber por quê, senão vai pedir de novo.
Recebimento sem redigitar a compra
Registrar o recebimento gera a entrada no almoxarifado com a data de hoje, o fornecedor do pedido e todos os itens. O valor unitário é o valor aprovado dividido pela quantidade.
Os dois caminhos da compra, e por que terminam no mesmo lugar
O caminho curto: o mestre ou o engenheiro pede, o financeiro aprova definindo fornecedor e valor, o material chega e o recebimento dá entrada no estoque. É o caminho da carga de cimento que acabou hoje.
O caminho com cotação: você monta a cotação, cada fornecedor responde pelo seu link privado, o comparativo põe as propostas lado a lado e o escolhido vira pedido de compra. É o caminho do aço da fundação, em que meia hora comparando preço se paga.
Os dois chegam à mesma fila e à mesma tela de aprovação. E nos dois vale a mesma regra, que é o motivo de o ciclo inteiro ficar dentro do sistema: a conta a pagar nasce na aprovação, nunca antes. Até ali é pedido, intenção, orçamento de fornecedor. Dali em diante é dinheiro que a obra deve, com data, favorecido e centro de custo.
Não fica isolado
A compra atravessa três módulos
O mesmo pedido passa pelo campo, pelo financeiro e pelo estoque. Por isso ninguém precisa digitá-lo três vezes.
- Cotação de fornecedores Quando a compra é grande o bastante para pedir três orçamentos, o vencedor da cotação já entra na fila como pedido.
- Pedidos de compra A fila, os quatro status e a tela onde entram fornecedor e valor, que geram a conta a pagar.
- Almoxarifado O recebimento dá entrada no estoque e recalcula o preço médio daquele insumo naquela obra.
- Contas a pagar e receber O lançamento nasce na aprovação, nunca antes, com fornecedor, vencimento, categoria e o centro de custo daquela obra.
Para quem é útil
Quem ganha com isto no dia a dia.
Mestre de obra
Pede o material que faltou sem precisar da senha do financeiro e sem ver preço. Acompanha o status do que pediu.
Engenheiro
Solicita, abre cotação quando compensa e vê o que já está comprometido nas obras dele.
Financeiro
Aprova com fornecedor, valor e vencimento, e não precisa lançar a conta a pagar depois: ela já nasce com o centro de custo certo.
Dono da construtora
Sabe o que foi pedido, por quem, para qual obra e com que urgência, sem perguntar no grupo do WhatsApp.
Perguntas
O que costumam perguntar sobre compras.
Quem pode solicitar e quem pode aprovar uma compra?
Solicita quem tem o módulo Compras, o que por padrão inclui mestre e engenheiro. Aprovar é uma permissão separada, que vem com administrador e financeiro e pode ser dada a outra pessoa em Configurações. O mestre não aprova: quem sente a falta do material pede, e quem responde pelo caixa escolhe fornecedor e preço.
Quantas aprovações um pedido precisa?
Uma. Quem tem a permissão de aprovar resolve o pedido numa tela só, e a conta a pagar já nasce. Você escolhe em Configurações quem recebe essa permissão.
E se o pedido não for mais necessário?
Reprove com o motivo escrito. Ele sai da fila e quem pediu vê o porquê. O pedido guarda a história como ela foi: aguardando vira aprovada ou reprovada, e aprovada vira comprada.
E se o fornecedor entregar só parte do pedido?
Você escolhe: espera a entrega completa e registra o recebimento, que dá entrada de todos os itens de uma vez, ou lança a parte entregue como entrada avulsa no almoxarifado.
Aprovei com o valor errado. Como corrijo?
No lançamento em Contas a Pagar, que aceita edição de valor enquanto estiver pendente. A compra continua registrada com o valor que foi aprovado, como prova do que se decidiu.
A compra aprovada já é custo da obra?
Ela é compromisso de pagamento. O material só vira custo da obra quando sai do almoxarifado para a frente de serviço, pelo preço médio do momento.
Campo, compras e estoque
Outros recursos que andam junto.
Passe a próxima compra da obra pelo sistema e veja a conta a pagar nascer sozinha.
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