Custo por etapa
Onde o dinheiro da obra entrou, serviço por serviço
Orçado, comprometido, incorrido e pago em cada serviço do orçamento. O que ninguém classificou aparece em Não apropriado, em vez de sumir da obra.
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Como costuma ser hoje
O estouro aparece quando já não dá para fazer nada
O orçamento foi feito em janeiro e vive numa planilha. O gasto está em quatro lugares: a compra aprovada, a saída do almoxarifado, a medição do empreiteiro e a conta que o financeiro lançou. Ninguém junta os quatro contra a mesma etapa. A alvenaria estoura em maio e a empresa descobre em setembro, quando o total da obra já não fecha.
Como funciona
Custo por etapa no ConstruGT, passo a passo.
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Monte o orçamento em árvore e aprove
Etapa, subetapa e serviço, com o custo do pai sempre igual à soma dos filhos. Aprovar congela a linha de base, que vira a referência de comparação da obra.
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Aproprie no documento de origem
No pedido de compra, na saída de material do almoxarifado, na medição do empreiteiro ou no lançamento financeiro. O custo inteiro num serviço ou dividido entre vários por percentual, desde que a soma dê 100%.
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Leia a árvore de custos
Orçado, comprometido, incorrido, pago, % físico, desvio em pontos percentuais e saldo a comprometer, linha por linha, com as etiquetas de alerta no alto.
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Abra o número que não bateu
Clicar no valor abre a lista dos documentos que o formaram. É assim que você acha uma saída de material lançada em dobro, em vez de discutir o total.
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Volte no tempo quando precisar
A data de corte mostra como a obra estava numa data passada, e o nível de detalhe alterna entre etapas, subetapas, serviços ou tudo.
Funções
O que dá para fazer, uma função de cada vez.
Quatro colunas que nunca se somam entre si
Comprometido são compras aprovadas, contratos e contas lançadas. Incorrido é material que saiu do almoxarifado, medições e contas vencidas. Pago é o que já saiu do caixa. São três fotografias do mesmo dinheiro em momentos diferentes, e somá-las não significa nada.
Apropriar nunca é obrigatório
Nenhum lançamento, compra ou medição fica travado por falta de apropriação. Quem quer o custo por serviço apropria. Quem só quer o custo da obra continua tendo o custo da obra. Um relatório opcional não vira burocracia diária.
A linha "Não apropriado" existe para o dinheiro não sumir
Todo custo da obra que ninguém ligou a um serviço cai nela, à vista. Há também a linha "Fora da versão vigente", para custo apropriado a serviços que saíram do orçamento na última revisão, e o Total da obra fechando embaixo.
O material em estoque conta na hora certa
A tela mostra o valor do material parado no depósito da obra, com o aviso de que ele vira incorrido quando sair do almoxarifado. E o lançamento de compra desse material avisa para não apropriar dos dois lados, o que contaria o mesmo gasto duas vezes.
Data de corte
Veja os mesmos números como estavam em 31/08, por exemplo. A tela avisa que mostra valores na data de corte, então não há como confundir com o presente. O seletor não aceita data futura.
Desvio e saldo a comprometer
Quanto o serviço está adiantado ou atrasado em relação ao previsto até hoje, em pontos percentuais, e o orçado menos o comprometido. No alto, etiquetas como "4 serviços acima do orçado".
Sem base aprovada, nenhum comparativo falso
Enquanto o orçamento não está aprovado e as datas não estão travadas, os indicadores que dependem da base somem e fica o custo real, que vale de qualquer jeito. Melhor um campo vazio do que um R$ 0,00 que parece resposta.
O card do que falta
Enquanto o planejamento não está completo, a tela abre com os quatro passos que faltam e a ação que resolve cada um. As duas que ficam em outras telas abrem numa janela, sem tirar você daqui.
Comprometido, incorrido e pago: três fotografias do mesmo dinheiro
A confusão mais comum de quem vem da planilha é achar que essas três colunas se somam. Não se somam. Cada uma é o mesmo gasto, visto num momento diferente.
Comprometido é quando a empresa se obrigou: a compra foi aprovada, o contrato do empreiteiro foi fechado, a conta foi lançada. Nada saiu do caixa e talvez nem tenha chegado material, mas o dinheiro já não está livre. Essa coluna responde “quanto do orçamento desta etapa ainda posso gastar?”. Por isso existe, ao lado dela, o saldo a comprometer.
Incorrido é quando a obra consumiu: o material saiu do almoxarifado para o canteiro, o empreiteiro mediu o que executou, a conta venceu. Aqui o custo já é da obra, pago ou não.
Pago é o caixa: o que já saiu da conta bancária.
Uma mesma nota de cimento passa pelas três. Aprovada na quarta, vira comprometida. Descarregada e lançada no depósito, continua comprometida e aparece na linha de estoque da obra, com o aviso de que vira incorrido quando sair. Requisitada pela equipe de alvenaria na semana seguinte, vira incorrida no serviço que a consumiu. Baixada pelo financeiro no dia 30, vira paga.
Ler as três juntas responde perguntas que a planilha não responde. Uma etapa com comprometido alto e incorrido baixo tem material parado no depósito. Uma com incorrido bem acima do orçado e % físico baixo está consumindo mais do que produz. Somadas num número só, as duas situações ficariam iguais.
Não fica isolado
No custo por etapa ninguém digita valor
Nenhum valor desta árvore é lançado aqui. Todos chegam de outro lugar, pela apropriação feita no documento de origem.
- Contas a pagar e receber A conta a pagar em centro de custo de obra pode ser apropriada a uma ou várias etapas. Lançamento vindo de compra ou de medição mostra a apropriação só para leitura. Para mudar, volte ao documento de origem.
- Medição de empreiteiros O contrato do empreiteiro carrega a apropriação, e cada medição leva o custo e o avanço para o serviço certo sozinha.
- DRE por obra A DRE diz quanto a obra custou no período. Esta tela diz em qual serviço e em qual estágio está esse custo.
- Almoxarifado O material vira custo da etapa na saída do depósito, pelo preço médio daquele momento, e não na compra. Enquanto está parado, aparece na linha de estoque da obra.
Para quem é útil
Quem ganha com isto no dia a dia.
Dono da construtora
Vê o estouro no serviço em que ele está acontecendo, com tempo de renegociar, e não no total da obra três meses depois.
Engenheiro
Compara o orçado com o comprometido e vê quanto ainda resta antes de aprovar a próxima compra daquela etapa.
Financeiro
Acha o custo alto que caiu em "Não apropriado", abre o documento de origem e classifica, sem garimpar nota fiscal.
Perguntas
O que costumam perguntar sobre custo por etapa.
Sou obrigado a apropriar todo lançamento?
A apropriação é opcional e nunca trava nada. O que não for apropriado cai na linha "Não apropriado", continua contando no total da obra e pode ser classificado depois, pelo documento de origem.
Posso somar comprometido, incorrido e pago para saber o gasto?
Somar contaria a mesma nota três vezes. Os três são estágios do mesmo dinheiro, não partes dele. Uma compra aprovada é comprometida. Quando o material sai do almoxarifado, vira incorrida. Quando o financeiro dá a baixa, vira paga. O gasto real está em cada coluna, no seu estágio.
Comprei material e o custo não apareceu no serviço.
Se o material entrou no almoxarifado, o custo chega ao serviço na saída, não na compra. O sistema avisa isso no lançamento para o gasto não ser contado duas vezes. Enquanto o material está no depósito, aparece na linha de estoque da obra.
Por que um custo alto está em "Não apropriado"?
Porque ninguém disse a qual serviço ele pertence. Essa linha existe para o dinheiro nunca sumir da conta da obra, mesmo sem classificação. Abra o documento de origem e faça a apropriação.
Está tudo zerado na tela de acompanhamento.
Leia o card do topo: falta aprovar o orçamento, travar as datas do cronograma ou apontar avanço. Sem linha de base, o sistema prefere não mostrar comparativo a mostrar um zero falso.
Como monto o orçamento que serve de base?
Na árvore, etapa por etapa, com o custo do pai sempre igual à soma dos filhos. Cada serviço pode vir do SINAPI, com o preço de referência guardado ao lado do seu. Aprovado, o orçamento vira a linha de base que esta tela compara.
Financeiro e contratos
Outros recursos que andam junto.
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