XML da NF-e
O XML da nota preenche a entrada de material
Arraste o arquivo XML e a entrada vem pronta: fornecedor, número, data e um item por produto da nota. Você só liga cada produto ao insumo do catálogo.
Sem cartão · 7 dias com tudo liberado · ajuda e suporte inclusos
Como costuma ser hoje
Digitar a nota inteira, item por item, valor por valor
A nota do depósito tem dezoito linhas, cada uma com descrição comprida, unidade diferente da sua, quantidade quebrada e valor unitário com seis casas. Alguém digita tudo no fim do dia, com pressa. Um dígito trocado no valor unitário estraga o preço médio daquele insumo pelos meses seguintes.
Como funciona
XML da NF-e no ConstruGT, passo a passo.
-
Arraste o XML na entrada de material
O campo fica no topo da tela, e a tela avisa que a importação é opcional. Sem o arquivo, o lançamento manual funciona por completo.
-
O sistema lê a nota
Chave de acesso, número, data de emissão, o fornecedor pelo CNPJ do emitente e um item por produto, com descrição, quantidade e valor unitário.
-
Ligue cada produto ao seu insumo
Cada item aparece com o texto original da nota e pede o insumo correspondente do seu catálogo, que já vem com os materiais mais usados em obra. Você decide a ligação, e o estoque fica com os seus nomes.
-
Fornecedor novo é criado ao salvar
Se o CNPJ do emitente não estiver cadastrado, aparece um aviso com a caixa "cadastrar este fornecedor" já marcada. Dá para desmarcar.
-
Salve e o estoque se atualiza
O saldo de cada insumo sobe, o preço médio da obra é recalculado e cada movimento entra no histórico com o saldo e o preço médio resultantes.
Funções
O que dá para fazer, uma função de cada vez.
Um arquivo, uma entrada pronta
Você sobe o XML de uma NF-e e ele preenche a entrada inteira: chave, número, data, fornecedor e um item por produto da nota.
A mesma nota não entra duas vezes
A chave de acesso é a trava. Se ela já foi lançada, o sistema recusa e informa a data do lançamento anterior. Na importação, o aviso vem antes, com o botão de salvar bloqueado.
Importada, a chave vem do arquivo
Os 44 dígitos saem completos do XML. Assim a trava de duplicidade vale sem ninguém conferir dígito por dígito no fim do dia.
XML ilegível não para o seu dia
Se o arquivo não puder ser lido, a tela pede o preenchimento manual e segue. A importação ajuda, mas nunca é obrigatória para lançar a entrada.
Fornecedor identificado pelo CNPJ
O emitente é procurado no seu cadastro pelo CNPJ, e não pelo nome. Assim o mesmo depósito não vira três fornecedores por causa da grafia.
A nota fica guardada com a entrada
O XML, a DANFE e a foto ficam no histórico de movimentações, prontos para baixar. O mestre vê a foto. DANFE e XML, que trazem preços, ficam com quem vê valores.
Por que a chave de acesso é o campo que mais importa
De todos os campos da entrada de material, o mais fácil de ignorar é a chave de acesso: 44 dígitos que ninguém quer conferir. E é ela que protege o seu custo.
Nota lançada duas vezes é um erro silencioso. O saldo do insumo incha, o preço médio puxa para o valor daquela nota, e todas as saídas seguintes levam o custo errado. Quando alguém percebe, meia dúzia de etapas já recebeu custo que não existiu. Como movimentação de estoque não se edita, a correção vira uma sequência de movimentos contrários feitos à mão.
Por isso a chave é a trava. Se ela já foi lançada, o sistema recusa e diz quando. Na importação do XML, essa verificação acontece antes de tudo, e o botão de salvar nem libera.
O detalhe que pega: digitando à mão, uma chave com 43 dígitos não é recusada. A nota é salva sem chave e sem a proteção. Se você não tem a chave, deixe o campo em branco de propósito, sabendo que aquela nota fica sem essa rede.
Não fica isolado
A importação é a porta de entrada do estoque
Ela é um atalho dentro da entrada de material, e não um módulo à parte. O resultado é o mesmo saldo e o mesmo preço médio.
- Almoxarifado A entrada que o XML preenche é igual a qualquer entrada manual: mexe no estoque, e o pagamento segue pelo financeiro.
- Controle de estoque Depois de salvar, o insumo aparece na posição daquela obra com o novo saldo e o novo preço médio.
- Compras Quando a compra passou pela aprovação no sistema, a entrada nasce no recebimento e o XML nem é necessário.
Para quem é útil
Quem ganha com isto no dia a dia.
Engenheiro
Dá entrada na carga que chegou com nota sem transcrever dezoito linhas e escolhe o insumo certo para cada produto.
Financeiro
Confia no valor unitário que formou o preço médio, porque ele veio do arquivo da nota, e não da digitação de alguém.
Dono da construtora
Sabe que a mesma nota não foi lançada duas vezes e que o custo do estoque não está inflado por erro de digitação.
Perguntas
O que costumam perguntar sobre XML da NF-e.
Dá para importar minha planilha de materiais ou um CSV?
O catálogo de insumos pode ser importado por CSV, assim como clientes e fornecedores. As entradas de material em si são lançadas na tela ou pelo XML da nota. O orçamento é montado no sistema.
Como cada produto da nota vira um insumo do meu catálogo?
Você escolhe. Cada item mostra a descrição original da nota ao lado do campo de insumo, e o catálogo já vem com os materiais mais usados em obra. A ligação fica com você porque o nome que o fornecedor usa raramente é o seu.
E se eu digitar a chave de acesso incompleta?
A chave tem exatamente 44 dígitos. Com 43, o campo avisa que está incompleta, mas não impede o salvamento: a entrada é gravada sem chave e, portanto, sem a trava de duplicidade. A conferência fica com você. Pelo XML isso não acontece, porque a chave vem pronta do arquivo.
Preciso de certificado digital?
Basta o arquivo XML que você já recebe do fornecedor. Sem certificado digital para instalar. A DANFE em PDF entra como anexo.
E o pagamento da nota?
Se a compra passou pela aprovação no sistema, a conta a pagar já nasceu sozinha. Se foi compra de balcão, você lança o pagamento em Contas a Pagar. A entrada cuida do estoque, e o financeiro, do dinheiro.
Dá para anexar a DANFE? E consultar depois?
Sim. A entrada aceita a DANFE em PDF ou imagem e uma foto que abre a câmera direto no celular, para registrar a nota amassada do motorista ali mesmo, cada arquivo com até 5 MB. Depois, no histórico de movimentações, a linha da entrada tem os botões para baixar a DANFE, a foto e o XML.
Campo, compras e estoque
Outros recursos que andam junto.
Suba o XML da próxima nota e veja a entrada chegar preenchida.
Crie a conta, cadastre uma obra e lance o que acontece nela. Sem cartão de crédito, com central de ajuda e suporte desde o primeiro dia.
Sem cartão · ajuda e suporte inclusos · sem fidelidade
