Contas a pagar e receber
Tudo o que a empresa deve e tem a receber, na obra certa
Todo lançamento nasce com centro de custo e vencimento. A baixa move o saldo, o estorno deixa rastro e lançamento pago não se edita.
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Como costuma ser hoje
A planilha está sempre um lançamento atrás, e ninguém sabe qual
A nota que ficou para lançar na segunda vira custo que a obra "não teve", e o lucro dela fica errado até o fim. Alguém digitou por cima de uma célula em março e não há como saber o que estava escrito antes. O pagamento que saiu da poupança foi anotado como se tivesse saído da corrente, e o saldo das duas está errado desde então. Não é falta de cuidado. A planilha aceita tudo calada.
Como funciona
Contas a pagar e receber no ConstruGT, passo a passo.
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Lance o compromisso
Descrição, favorecido, valor, vencimento, categoria e centro de custo. O centro de custo é obrigatório, porque é ele que faz o gasto cair na obra certa. A categoria já vem filtrada pelo tipo: despesa para pagar, receita para receber.
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Escolha único, parcelado ou repetido
De 2 a 360 parcelas, em intervalo mensal, quinzenal ou semanal, com prévia de todas as datas e valores antes de salvar. Ou repetição mensal, que mantém sempre doze ocorrências futuras à frente.
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Dê a baixa quando o dinheiro passar
Data, conta bancária e valor. Se o valor pago for diferente do previsto, a tela mostra na hora "Desconto de R$ X" em verde ou "Juros/multa de R$ X" em vermelho. Quem move o saldo é a baixa, não o lançamento.
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Errou? Estorne. Não vai acontecer? Cancele.
São dois verbos diferentes e o sistema não deixa confundir. O estorno desfaz um pagamento e registra o erro. O cancelamento tira da lista um compromisso que deixou de existir e não mexe em saldo nenhum.
Funções
O que dá para fazer, uma função de cada vez.
Centro de custo obrigatório em todo lançamento
Sem exceção. É esse campo que faz o saco de cimento cair na obra certa e que permite montar a DRE e o fluxo de caixa por obra. Cada obra nasce com o seu centro de custo. Os administrativos você cria à mão.
O parcelamento fecha o centavo
A divisão usa o método do maior resto: R$ 10.000,00 em 3 vezes vira R$ 3.333,34 + R$ 3.333,33 + R$ 3.333,33, e a soma fecha o total. Parcela mensal marcada no dia 31 vai para o último dia do mês curto: 31/01 vira 28/02, não 03/03.
Baixa parcial, com desconto ou com juros
A baixa total aceita qualquer valor e sempre quita. Pagou R$ 980,00 numa conta de R$ 1.000,00? O lançamento fecha e a diferença fica registrada. A parcial exige valor menor que o saldo em aberto e deixa o lançamento pendente pelo restante.
Lançamento pago não se edita, se estorna
As baixas são marcadas como estornadas, nunca apagadas. Nasce um lançamento compensatório "Estorno de: …" com a etiqueta Estorno, e o original volta para pendente. Editar um pagamento feito reescreveria a história do caixa. O estorno deixa o erro à vista.
Cinco abas que se recalculam sozinhas
Todas, A Vencer, Vencidas, Pagas e Canceladas, cada uma com contador. Ninguém marca uma conta como vencida: o sistema compara o vencimento com a data de hoje. À meia-noite a conta muda de aba sozinha.
Zero nunca aparece no lugar de erro
Se a tela não consegue falar com o servidor, os contadores mostram um traço, nunca "0". Numa tela de financeiro, zero quer dizer "não há nada", e um zero por falha de conexão leva a decisão errada.
Apropriação por etapa, quando faz sentido
Em conta a pagar com centro de custo de obra, você pode dizer a quais etapas do orçamento aquele gasto pertence. O sistema avisa para não apropriar material que entra no almoxarifado: apropriar dos dois lados contaria o mesmo gasto duas vezes.
Edição em lote que respeita o que já foi pago
Em lançamento parcelado, a edição pergunta o alcance: só esta parcela ou esta e as próximas. Parcela já paga nunca entra no lote, mesmo sendo posterior. E tipo, favorecido, centro de custo, conta e anexo não mudam depois da criação.
Exportação com os filtros da tela
PDF ou Excel com as linhas que estão na tela: a aba ativa e todos os filtros, não só a página visível. O arquivo vai até 5.000 linhas.
Baixa, estorno e cancelamento: três verbos que não se trocam
É essa distinção que separa um sistema financeiro de uma planilha bonita. Vale entender antes de começar.
Baixar é registrar que o dinheiro passou de verdade. A baixa move o saldo da conta bancária, alimenta o realizado do fluxo de caixa e entra na DRE. Lançamento sem baixa é compromisso, e compromisso não é caixa.
Estornar é o único jeito de desfazer um pagamento, e nada é apagado. As baixas são marcadas como estornadas e o dinheiro sai do saldo da conta na hora. Nasce um lançamento compensatório já marcado como Pago, com a etiqueta Estorno, e o lançamento original volta a ficar pendente. O compensatório não aparece no fluxo de caixa, porque não tem baixa própria e não está pendente. Pagar e depois estornar dá efeito zero no fluxo.
Cancelar é para o compromisso que deixou de existir: o pedido foi desfeito, a conta veio em duplicidade. O lançamento sai das listas de pendente e fica marcado como Cancelado. Cancelar não mexe no saldo de conta nenhuma, porque lançamento pendente nunca esteve no saldo. E lançamento com baixa ativa não se cancela. O sistema pede o estorno antes, senão sobraria dinheiro pago pendurado num documento que “não existe mais”.
Quem vem da planilha costuma achar isso burocrático na primeira semana. Na terceira, quando alguém pergunta por que o saldo de abril mudou, é esse rastro que responde.
Não fica isolado
O lançamento é a matéria-prima de tudo que vem depois
Nenhum relatório financeiro do ConstruGT guarda número próprio. Todos são recalculados a partir dos lançamentos e das baixas. O que você digita aqui é o que aparece lá.
- Fluxo de caixa A baixa vira realizado, pela data do pagamento. O lançamento pendente com vencimento futuro vira projetado.
- DRE por obra Entra só o que foi pago e recebido de fato no período, sempre no centro de custo daquela obra.
- Custo por etapa A apropriação do lançamento leva o custo até o serviço do orçamento, em vez de deixá-lo na linha "Não apropriado".
- Gestão de obras Obra em acervo, inativada ou arquivada não recebe lançamento novo. Obra encerrada é histórico, e o resultado dela não muda depois de fechado.
Para quem é útil
Quem ganha com isto no dia a dia.
Dono da construtora
Vê o que vence esta semana em todas as obras. Quando o número não bate, consegue descobrir por quê, porque o histórico não some.
Financeiro
Lança, parcela, baixa e estorna sem calculadora e sem planilha paralela. A prévia do parcelamento é o que vai ser gravado, não uma estimativa.
Administrador
Define os centros de custo e as categorias que organizam tudo e cadastra as contas bancárias por onde as baixas passam.
Perguntas
O que costumam perguntar sobre contas a pagar e receber.
Como o saldo de cada conta bancária é calculado?
A partir do saldo inicial, somando as baixas e as transferências registradas. Se o extrato do banco diverge, quase sempre é um pagamento feito no banco e ainda não baixado no sistema: a aba Vencidas costuma mostrar qual.
Criei o lançamento e o saldo da conta não mudou. Está errado?
Está certo. O saldo só muda na baixa. Lançamento pendente é promessa, não dinheiro. É essa separação que permite ao fluxo de caixa distinguir realizado de projetado.
Como desfaço um lançamento pago?
Estorne. Se o compromisso realmente deixou de existir, cancele o original depois do estorno. Pagamento não se apaga, de propósito. O compensatório do estorno fica na lista para sempre: é o registro do que aconteceu.
Posso trazer os meus cadastros da planilha?
Sim. Por CSV você importa clientes, fornecedores e insumos, e o sistema confere linha a linha antes de gravar. Na entrada de material, o XML da NF-e preenche os itens.
Financeiro e contratos
Outros recursos que andam junto.
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