Pedidos de compra
A fila de aprovação onde a compra vira conta a pagar
Quatro status, urgência visível e apropriação por etapa. Ao aprovar, você define fornecedor, valor e vencimento, e o lançamento a pagar é criado.
Sem cartão · 7 dias com tudo liberado · ajuda e suporte inclusos
Como costuma ser hoje
Aprovar por mensagem e lançar depois, quando alguém lembrar
O engenheiro pergunta se pode comprar e você responde "pode". Duas semanas depois chega o boleto e ninguém sabe se foi aquele "pode" ou outro, de qual obra era, nem em que categoria lançar. A aprovação aconteceu, mas não deixou rastro. O compromisso só apareceu no extrato.
Como funciona
Pedidos de compra no ConstruGT, passo a passo.
-
O pedido entra na fila
Vem da solicitação de quem está no canteiro ou de uma cotação convertida. Nos dois casos ele chega sem fornecedor e sem valor.
-
A lista mostra o que importa para decidir
Descrição, solicitante, obra, urgência, apropriação e status. A coluna de fornecedor fica vazia até a aprovação, e a de valor não aparece para quem não vê valores.
-
Abra a aprovação
Fornecedor do cadastro, valor total negociado, vencimento, categoria de despesa e centro de custo, com a lista separada entre os desta obra e os administrativos.
-
Distribua entre os itens e as etapas
O sistema divide o total em partes iguais e você ajusta item a item. A soma dos itens precisa fechar com o total, e cada item pode apontar para uma etapa da obra.
-
Aprove e lance
O pedido passa a Aprovada, a conta a pagar aparece no financeiro e o solicitante recebe "Compra aprovada" no sino, sem valor nenhum no aviso.
Funções
O que dá para fazer, uma função de cada vez.
Quatro status, sem improviso
Aguardando aprovação, Aprovada, Reprovada e Comprada. Só há dois caminhos: aguardando vira aprovada ou reprovada, e aprovada vira comprada.
O lançamento nasce completo
Descrição com o nome do fornecedor, parcela única, vencimento escolhido, categoria, centro de custo, favorecido e a conta bancária padrão da empresa.
Duplo clique não gera dois lançamentos
Só um pedido aguardando pode ser aprovado. O segundo clique bate na trava e não cria uma segunda conta a pagar igual.
O centro de custo é desta obra
O sistema recusa centro de custo de outra obra. Ele aceita o da obra do pedido ou um administrativo. Se a obra tem um só centro ativo, ele já vem escolhido.
A conta dos itens tem de fechar
A soma dos itens precisa bater com o valor total. Senão o custo comprometido por etapa não bateria com o lançamento gerado.
Reprovação com motivo obrigatório
Sem motivo, o botão fica travado e o servidor recusa. Reprovar não gera lançamento, e o motivo fica guardado para quem pediu consultar.
Histórico de cada mudança
Cada troca de status grava quem fez e quando, junto com a própria mudança. Não existe pedido aprovado sem o registro de quem aprovou.
Recebimento em um clique
No pedido aprovado, gera a entrada no almoxarifado com todos os itens, atualiza o saldo, recalcula o preço médio e leva o pedido a Comprada. A mesma compra não é recebida duas vezes.
O mestre acompanha sem ver dinheiro
Ele enxerga status, urgência e apropriação do que pediu. A coluna de valor nem chega ao aparelho dele.
Por que o lançamento nasce na aprovação, e não antes
Um pedido de compra ainda não é dívida. É alguém avisando que falta material. Sem fornecedor escolhido, valor negociado e data de vencimento, não há nada para o caixa prever. Lançar antes disso encheria o financeiro de valores chutados que ninguém corrigiria depois.
O contrário também não funciona: aprovar a compra e deixar o lançamento para “quando chegar a nota”. É aí que a planilha fica um lançamento atrás, e o custo da obra passa o mês inteiro parecendo menor do que é.
Por isso as duas coisas acontecem juntas, na mesma operação do banco de dados. Quando você clica em Aprovar e lançar, ou as duas existem, ou nenhuma existe. Toda compra aprovada já aparece no caixa previsto da obra.
Não fica isolado
De onde vem e para onde vai um pedido
A fila fica no meio do caminho. Recebe do campo e da cotação e entrega ao financeiro e ao estoque.
- Compras Os dois caminhos que enchem esta fila: a solicitação do canteiro e a cotação convertida.
- Cotação de fornecedores Escolher o fornecedor no comparativo cria o pedido com os itens dele, já aguardando aprovação.
- Almoxarifado O recebimento do pedido aprovado é o que aumenta o saldo do insumo na obra.
- Contas a pagar e receber Aprovar e lançar é uma operação só. O compromisso aparece no financeiro com favorecido, vencimento e centro de custo da obra.
Para quem é útil
Quem ganha com isto no dia a dia.
Financeiro
Aprova uma vez e não lança duas. Fornecedor, valor, vencimento e centro de custo são decididos na mesma tela.
Dono da construtora
Vê o que espera aprovação, o que foi reprovado e por quê, e o que já virou compromisso de pagamento em cada obra.
Engenheiro
Sabe em que pé está o que pediu, sem cobrar o escritório por telefone.
Mestre de obra
Acompanha o próprio pedido pelo status e pela etiqueta de urgência e recebe o aviso quando ele é aprovado.
Perguntas
O que costumam perguntar sobre pedidos de compra.
E se o pedido precisar mudar depois de enviado?
Reprove com o motivo escrito e peça de novo. O pedido segue um caminho só: é aprovado, com fornecedor e valor, ou reprovado com motivo. Por isso cada pedido conta a história como ela foi.
Onde encontro o lançamento gerado pela aprovação?
Em Financeiro › Contas a Pagar. A descrição traz "Compra de material" e o nome do fornecedor, com o vencimento e o centro de custo escolhidos na aprovação.
Aprovei com o valor errado. O que faço?
Ajuste o lançamento em Contas a Pagar, que aceita mudar o valor enquanto estiver pendente. O pedido continua registrado com o valor aprovado.
A aprovação pode falhar pela metade?
Não. Se a criação do lançamento falhar, a aprovação inteira é desfeita e o pedido volta a aguardar. Não existe compra aprovada sem pagamento lançado.
E se o fornecedor entregar só uma parte?
Espere a entrega completa e registre o recebimento em um clique, com todos os itens do pedido, ou lance a parte entregue como entrada avulsa no almoxarifado.
Quem aprova precisa ser o dono?
Não precisa. Aprova quem tem a permissão "Aprovar compras". Nos perfis prontos, administrador e financeiro. Você pode dar a permissão a mais alguém, como o comprador da empresa, e uma aprovação resolve o pedido.
Campo, compras e estoque
Outros recursos que andam junto.
Coloque a fila de compras num lugar só e pare de aprovar por mensagem.
Crie a conta, cadastre uma obra e lance o que acontece nela. Sem cartão de crédito, com central de ajuda e suporte desde o primeiro dia.
Sem cartão · ajuda e suporte inclusos · sem fidelidade
